Was kostet ein Erstgespräch?

Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. 30 Minuten, in denen Sie Ihre Situation schildern und ich Ihnen eine ehrliche Einschätzung gebe – ohne Verkaufsdruck.

Wie schnell sind Sie vor Ort?

Im Lahn-Dill-Kreis und Mittelhessen in der Regel innerhalb von 24 Stunden. Bei akuten Fällen – Prüfung, Unfall, Behördennachweis – gehe ich auf jeden Fall noch am selben Tag.

Brauche ich eine externe Fachkraft für Arbeitssicherheit?

Ab 10 Beschäftigten ist eine ASi-Gefährdungsbeurteilung gesetzlich vorgeschrieben. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße muss eine Fachkraft für Arbeitssicherheit bestellt werden (DGUV V2). Die genauen Grenzen hängen von Ihrer Branche ab – ich berate Sie dazu im Erstgespräch.

Was ist der Unterschied zu einer großen Beratung?

Sie haben einen Ansprechpartner – mich. Keine Fluktuation, keine Schnittstellen zwischen verschiedenen Beratern. Vier Fachbereiche in einem Kopf, was bedeutet, dass Arbeitssicherheit, Brandschutz, Gefahrgut und Umweltmanagement nicht isoliert, sondern zusammen gedacht werden.

Übernehmen Sie auch laufende Betreuung?

Ja. Ich biete sowohl einmalige Projekte (z. B. Brandschutzordnung erstellen) als auch laufende Betreuung an – als externe Fachkraft für Arbeitssicherheit mit regelmäßigen Begehungen, Unterweisungen und Dokumentation.

Digitalisierung – was heißt das konkret?

Ich helfe dabei, Compliance-Prozesse von Papier und Excel auf digitale Lösungen umzustellen. Das kann eine digitale Gefährdungsbeurteilung, Online-Unterweisungen oder ein zentrales Dokumentationstool sein. Mein eigenes Produkt betreibercockpit.online ist genau daraus entstanden.

Compliance digitalisieren: Unterweisungen & Dokumente effizient verwalten

Papierordner, Excel-Listen, Unterweisungsnachweise in Aktenordnern — so sieht Compliance in vielen kleinen und mittleren Unternehmen aus. Es funktioniert, aber es kostet Zeit, ist fehleranfällig und bei einer Kontrolle schwer nachzuweisen. Die Digitalisierung von Compliance-Prozessen ist kein Luxus, sondern spart Aufwand und minimiert Risiken.

Was bedeutet Compliance-Digitalisierung?

Compliance-Digitalisierung bedeutet: Pflichten, die gesetzlich vorgeschrieben sind, nicht mehr manuell und auf Papier, sondern digital und automatisiert abwickeln. Dazu gehören:

Unterweisungen: Statt Zettel und Unterschrift — Online-Kurse mit automatisiertem Nachweis
Dokumentenverwaltung: Statt Aktenordner — digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) mit GoBD-Archivierung
Prüffristen: Statt Kalendereintrag — automatische Fristenerinnerung und Eskalation
Rechnungen: Statt Papier — elektronische Rechnung mit Archivierung (ab 2025 B2B-Pflicht)
Arbeitszeiterfassung: Statt Stundenzettel — digitales Zeiterfassungssystem (seit BAG-Urteil)

E-Rechnung: Pflicht ab 2025

Seit dem 1. Januar 2025 gilt im deutschen B2B-Bereich eine stufenweise Verpflichtung zum Empfang und Versand elektronischer Rechnungen. Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen können — das Requires digitale Prozesse statt Papier. Die Fristen sind gestaffelt:

Bis 31.12.2025: Übergangsregelung, keine Pflicht zum Versand
Ab 2025: Empfangspflicht für elektronische Rechnungen
Ab 2027/2028: Versandpflicht je nach Umsatzgrenze

Wer sich frühzeitig mit Formaten (ZUGFeRD, XRechnung) und Prozessen auseinandersetzt, vermeidet Compliance-Risiken und Aufwand in letzter Minute.

GoBD: Was digital archiviert werden muss

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronlicher Form) schreiben vor, wie digitale Dokumente aufbewahrt werden müssen:

Vollständigkeit: Alle Dokumente, nicht nur die elektronischen
Richtigkeit: Korrekte Erfassung und Wiedergabe
Ordnung: Systematische, nachvollziehbare Ablage
Unveränderbarkeit: Manipulationssichere Archivierung

Aufbewahrungsfristen: Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre, Buchführungsunterlagen 10 Jahre, Rechnungen 10 Jahre. Ein DMS mit GoBD-Zertifizierung automatisiert diese Fristen und stellt die Unveränderbarkeit sicher.

Unterweisungen digital — wie das funktioniert

Die Unterweisungspflicht nach § 12 ArbSchG schreibt vor: Beschäftigte müssen mindestens jährlich unterwiesen werden — und das muss dokumentiert werden. Digital geht das so:

Theoretischer Teil online: Der Beschäftigte arbeitet Lernmodule am PC oder am Handy durch — verständlich aufbereitet, mit Bildern und praktischen Beispielen
Verständnisprüfung: Nach jedem Modul werden Fragen gestellt; der Server wertet serverseitig aus und speichert das Ergebnis
Nachweis: Ein Zertifikat mit Namen, Datum, Schulungstitel, Dauer und Schulungsleiter wird automatisch erstellt — schriftlich und unterschrieben
Betriebliche Ergänzung: Am Arbeitsplatz wird die praktische Einweisung durchgeführt und dokumentiert — der Online-Teil ersetzt sie nicht, ergänzt sie aber

Vorteile gegenüber Papier-Unterweisung:

Jeder Beschäftigte kann jederzeit die Unterweisung durchführen
Nachweise sind sofort verfügbar und nicht verlierbar
Wiederholungen werden automatisch erinnert
Der Aufwand für Vorgesetzte reduziert sich auf die praktische Einweisung

Die Online-Unterweisungsplattform von DeWe Consulting bietet genau das: verständliche Module für Arbeitsschutz, Brandschutz, Notfall, Gefahrstoffe, Ergonomie und Gefahrgut ADR — serverseitig geprüft, mit dokumentiertem Nachweis nach § 12 ArbSchG.

TR-RESISCAN: Dokumente rechtssicher digitalisieren

Wer Papierdokumente digitalisieren und das Original vernichten will, muss die Technische Richtlinie TR-RESISCAN des BSI beachten. Anforderungen:

Dokumentierter Scan-Prozess: Jedes Dokument wird nach festem Standard eingescannt
Qualitätskontrollen: Vollständigkeit und Lesbarkeit werden geprüft
Vollständige Nachvollziehbarkeit: Jeder Schritt wird protokolliert
Revisionssichere Speicherung: Manipulation ausgeschlossen

Nicht jedes Dokument darf ersetzt werden — notarielle Urkunden und bestimmte Originaldokumente müssen physisch aufbewahrt werden.

Praktische Tipps für KMU

Klein anfangen: Nicht alles auf einmal digitalisieren. Mit dem schmerzhaftesten Prozess starten — meist Unterweisungen oder Rechnungseingang.
Unterweisungen zuerst: Der schnellste Gewinn. Statt jährlich Zettel zu verteilen und zu sammeln: Online-Kurs, automatischer Nachweis, fertig.
GoBD-Verfahrensdokumentation: Wer elektronisch aufbewahrt, muss den Prozess dokumentieren — welche Dokumente, wie erfasst, wie archiviert, wann gelöscht. Das ist kein Selbstzweck, sondern Prüfungsvoraussetzung.
Fristen automatisch überwachen: Prüf_termine für Betriebsmittel, Brandschutz, Erste-Hilfe-Material — in einem digitalen Fristen-Manager statt im Kopf.
DSGVO-konforme Tools: Cloud-Lösungen mit EU-Serverstandort. Keine US-Dienste für personenbezogene Daten.

FAQ

Müssen wir Unterweisungen digital durchführen? Nein — aber es spart Aufwand. Die Pflicht nach § 12 ArbSchG ist erfüllt, sobald die Unterweisung durchgeführt und dokumentiert ist. Ob analog oder digital ist egal. Digital ist einfach effizienter und nachvollziehbarer.

Ersetzt die Online-Unterweisung die praktische Einweisung? Nein. Die Online-Unterweisung ist der theoretische Teil. Die praktische Einweisung am Arbeitsplatz bleibt erforderlich. Beides zusammen ergibt eine vollständige Unterweisung nach § 12 ArbSchG.

Ist ein DMS gesetzlich vorgeschrieben? Nein. Aber die Aufbewahrungspflichten gelten uneingeschränkt — auch für digitale Dokumente. Ohne DMS wird die GoBD-konforme Archivierung aufwendig und fehleranfällig. Ein DMS ist nicht Pflicht, aber praktisch unverzichtbar.

Fazit

Compliance-Digitalisierung ist kein Trend, sondern eine Antwort auf zunehmende Pflichten und schwindende Ressourcen. Wer Unterweisungen, Dokumentenverwaltung und Fristen digital abwickelt, spart Zeit, minimiert Fehler und hat Nachweise bei einer Prüfung sofort zur Hand.

Mit der Online-Unterweisungsplattform von DeWe Consulting erfüllen Sie die Unterweisungspflicht digital — verständlich, serverseitig geprüft, mit dokumentiertem Nachweis. Vor Ort in Mittelhessen; weitere Regionen nach Vereinbarung. Digitale Zusammenarbeit überregional.

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